Anlagen & Prüfpläne
Das Herzstück von Pronor: die vollständige digitale Bestandsaufnahme aller prüfpflichtigen Betriebsmittel und die automatische Fristenverwaltung nach gesetzlichen Regelwerken.
Was ist eine Anlage / ein Betriebsmittel?
Eine Anlage (auch: Betriebsmittel) ist jedes Gerät oder jede Einrichtung, die regelmäßig auf Sicherheit geprüft werden muss. Das können sein: Gabelstapler, Aufzüge, Elektroanlagen, Druckbehälter, Hebebühnen, Flurförderzeuge, Arbeitsmittel nach BetrSichV oder ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel.
Jede Anlage wird in Pronor mit folgenden Kerndaten erfasst:
Jede Anlage wird in Pronor mit folgenden Kerndaten erfasst:
NameFreitext, z.B. "Gabelstapler GS-12" oder "Aufzug Halle Nord" — Pflichtfeld
AnlagentypKategorie wie "Flurförderzeug", "Elektrische Anlage", "Druckbehälter" — Pflichtfeld
StandortBeschreibung des Aufstellorts, z.B. "Lager Halle 3, Reihe 5" — Pflichtfeld
UnternehmenWelchem Kunden/Auftraggeber gehört die Anlage
SeriennummerHerstellerseriennummer für eindeutige Identifikation — wichtig für Prüfnachweise
AdresseVollständige Adresse des Standorts — wird für Navigation und Tourenplanung genutzt
Hersteller / ModellFür die Protokolldokumentation und Ersatzteilverwaltung
KostenstelleInterne Buchhaltungsnummer für die Rechnungszuordnung
Warum existiert dieses Feature
Ohne eine vollständige digitale Anlagenliste weiß niemand, welche Geräte überhaupt prüfpflichtig sind — und welche vergessen wurden. Pronor erzwingt eine strukturierte Bestandsaufnahme als Grundlage für lückenlose Compliance. Im Schadensfall ist eine fehlende Anlage in der Datenbank genauso riskant wie eine vergessene Prüfung.
Schnellstart: Bestehende Excel-Listen können per CSV-Import massenerfasst werden. Pronor erkennt Spalten automatisch — typische Bestandslisten sind in unter 5 Minuten importiert.
Anlage anlegen — Schritt für Schritt
So legen Sie eine neue Anlage an:
1Navigation: Anlagen im Seitenmenü anklicken
2Oben rechts "Neue Anlage" anklicken
3Pflichtfelder ausfüllen: Name, Anlagentyp, Standort und Unternehmen (Kunde). Ohne diese Felder kann nicht gespeichert werden.
4Adresse eintragen: Vollständige Straßenadresse eingeben — Pronor geocodiert sie automatisch für die Tourenplanung und den Navigationslink.
5Speichern → die Anlage erscheint sofort in der Übersicht. Anlagen-ID (z.B. "A-12") wird automatisch vergeben.
6Prüfplan hinzufügen: In der Anlagendetailansicht unter "Prüfpläne" → "Neuer Prüfplan". Ohne Prüfplan erscheint die Anlage nicht in Fälligkeitslisten.
Beispiel: Gabelstapler erfassen
Name: "Gabelstapler Linde H25" | Typ: "Flurförderzeug" | Standort: "Lager Nord, Reihe A" | Unternehmen: "Müller Logistik GmbH" | S/N: "LIN-2019-44821" | Adresse: "Industriestr. 5, 44137 Dortmund"
Eine Anlage ohne Prüfplan erscheint nicht im Ampel-Dashboard und in keiner Fälligkeitsliste. Immer direkt nach dem Anlegen einen Prüfplan zuweisen.
Was ist ein Prüfplan und wie lege ich ihn an?
Ein Prüfplan verbindet eine Anlage mit einem gesetzlichen Regelwerk und einem Prüfintervall. Aus dem Datum der letzten tatsächlichen Prüfung berechnet Pronor automatisch den nächsten Fälligkeitstermin.
Kernfelder eines Prüfplans:
Kernfelder eines Prüfplans:
Regelwerkz.B. "DGUV V3", "UVV §3 FördermittelG", "BetrSichV §14", "TRBS 1201" — frei eingebbar oder aus Vorschlagsliste
Intervall (Tage)Wie oft muss geprüft werden? z.B. 365 (jährlich), 730 (zweijährig), 1461 (vierjährig)
Letzte PrüfungDatum der letzten durchgeführten Prüfung — Startpunkt für die nächste Fälligkeitsberechnung
Erinnerung (Tage)Wie viele Tage vor Fälligkeit soll eine E-Mail gesendet werden? Standard: 14 Tage
VerantwortlicherWelcher Prüfer ist für diese Anlage zuständig?
SchweregradHoch / Mittel / Niedrig — beeinflusst die Priorität in Auswertungen
Typische Prüfpläne für einen Gabelstapler
Plan 1: DGUV V3 Prüfung — Intervall: 365 Tage — Schweregrad: Hoch
Plan 2: UVV Sichtprüfung §3 FördermittelG — Intervall: 365 Tage — Erinnerung: 21 Tage
Beide Pläne laufen unabhängig voneinander. Pronor überwacht beide gleichzeitig.
Plan 2: UVV Sichtprüfung §3 FördermittelG — Intervall: 365 Tage — Erinnerung: 21 Tage
Beide Pläne laufen unabhängig voneinander. Pronor überwacht beide gleichzeitig.
Warum existiert dieses Feature
Verschiedene Gerätetypen unterliegen verschiedenen Regelwerken mit verschiedenen Intervallen. Ohne Prüfplan muss jemand manuell verfolgen, was wann fällig ist — das ist fehleranfällig. Pronor übernimmt diese Fristberechnung vollautomatisch, sobald eine Prüfung als abgeschlossen gespeichert wird.
Eine Anlage kann mehrere Prüfpläne haben — z.B. eine jährliche UVV-Prüfung und eine vierjährige DGUV-Wiederholungsprüfung. Jeder Plan läuft vollständig unabhängig.
Das Ampel-Dashboard — Ampelstatus, Prioritäten und manuelle Überschreibungen
Das Dashboard zeigt alle Anlagen nach Fälligkeitsstatus — visuell sortiert nach Dringlichkeit:
Rot — ÜberfälligDas Prüfdatum wurde überschritten. Sofortiger Handlungsbedarf. Die Anlage ist in diesem Zustand betrieblich ein Haftungsrisiko.
Gelb — Bald fälligDie Fälligkeit liegt innerhalb des Erinnerungszeitraums (Standard: 14 Tage). Jetzt Termin planen.
Grün — In OrdnungLetzte Prüfung ist aktuell, nächste Fälligkeit liegt weit in der Zukunft. Kein Handlungsbedarf.
Manuelle Statusüberschreibung: In begründeten Fällen (Anlage außer Betrieb, Sonderausnahme behördlich genehmigt) kann der Ampelstatus manuell gesetzt werden. Dies wird im Audit-Log festgehalten, damit die Überschreibung nachvollziehbar bleibt.
Filterfunktionen: Das Dashboard kann nach Unternehmen, Standort, Regelwerk und Prüfer gefiltert werden. So sehen Disponenten nur "ihre" Kunden, ohne durch irrelevante Einträge scrollen zu müssen.
Filterfunktionen: Das Dashboard kann nach Unternehmen, Standort, Regelwerk und Prüfer gefiltert werden. So sehen Disponenten nur "ihre" Kunden, ohne durch irrelevante Einträge scrollen zu müssen.
Warum existiert dieses Feature
Prüfbetriebe verwalten oft Hunderte Anlagen für Dutzende Kunden. Ohne sofort sichtbare Priorität werden Fristen übersehen — typischerweise genau dann, wenn ein Kunde nachfragt oder eine Behörde kontrolliert. Das Ampelsystem macht den dringendsten Handlungsbedarf innerhalb von Sekunden erkennbar, ohne eine einzige Liste manuell durchsuchen zu müssen.
Prüfintervalle nach Regelwerk — welche Fristen gelten?
Die wichtigsten gesetzlichen Prüfintervalle in der Übersicht — zur Orientierung beim Anlegen von Prüfplänen:
DGUV V3 / BGV A3Elektrische Anlagen und Betriebsmittel: stationäre Anlagen alle 4 Jahre (1461 Tage), ortsveränderliche Geräte alle 1–2 Jahre je nach Einsatz
UVV FlurförderzeugeGabelstapler, Hubwagen etc.: jährlich (365 Tage) nach DGUV Vorschrift 68
BetrSichV §14Überwachungsbedürftige Anlagen (Aufzüge, Druckgeräte): je nach Anlage 1–4 Jahre, Prüfstelle vorgeschrieben
DGUV V54Winden, Hub- und Zuggeräte: jährliche Prüfung durch Sachkundigen
TRBS 1201Arbeitsmittel nach BetrSichV: mindestens jährlich, Gefährdungsbeurteilung entscheidet
Hinweis: Diese Tabelle ist zur Orientierung — die tatsächlich anzuwendenden Intervalle hängen von der Gefährdungsbeurteilung, dem Einsatzbereich und den Herstellervorschriften ab. Im Zweifel die zuständige Berufsgenossenschaft konsultieren.
Pronor speichert das Regelwerk als Freitext — Sie können jede Bezeichnung eingeben und sind nicht auf eine feste Liste beschränkt.
Mandantentrennung & Kundenverwaltung
Pronor ist multi-tenant: Jedes Prüfunternehmen arbeitet in einem vollständig isolierten Mandanten. Anlagen, Protokolle, Rechnungen und Benutzerdaten verschiedener Mandanten sind strikt getrennt — kein gegenseitiger Datenzugriff ist technisch möglich.
Innerhalb eines Mandanten können Anlagen verschiedenen Kunden (Auftraggebern) zugeordnet werden:
Innerhalb eines Mandanten können Anlagen verschiedenen Kunden (Auftraggebern) zugeordnet werden:
KundennameFirmenname des Auftraggebers, z.B. "Müller Logistik GmbH"
KundennummerInterne ID für DATEV-Zuordnung und Rechnungsreferenz
KontaktdatenE-Mail für automatische Erinnerungen und Rechnungsversand
ZahlungsfristIn Tagen — Standard: 30 Tage. Beeinflusst automatisches Mahnwesen.
Steuernummer / USt-IDFür §14 UStG-konforme Rechnungen zwingend erforderlich
Warum existiert dieses Feature
Mandantentrennung ist gesetzlich vorgeschrieben (DSGVO Art. 25) und die Grundvoraussetzung für das Vertrauen von Auftraggebern. Ein Prüfbetrieb, der die Daten verschiedener Kunden vermengt, riskiert nicht nur Datenschutzverstöße — er verliert das Vertrauen aller Beteiligten.
Prüfung durchführen
Von der morgendlichen Tagesplanung über die mobile Schnellerfassung bis zum vollständigen Prüfprotokoll mit Fotos und Unterschrift — der komplette Feldtechniker-Workflow.
Mein Tag — die Tagesübersicht für Prüfer
Mein Tag ist die spezialisierte Startseite für Prüfer-Rollen. Sie zeigt alle fälligen Prüfungen der nächsten 7 Tage in drei farblich kodierten Gruppen:
ÜberfälligPrüftermin wurde überschritten — rot markiert mit Angabe der überschrittenen Tage. Höchste Priorität.
Heute fälligPrüfung muss heute durchgeführt werden — orange markiert.
Diese WocheFälligkeit in 1–7 Tagen — blau markiert, zur Vorausplanung.
Jede Aufgabenkarte zeigt: Anlagenname, Firma, vollständige Adresse, Regelwerk, Fälligkeitsdatum und Ampelstatus.
Fortschrittsbalken: Oben auf der Seite zeigt ein Balken, wie viele Prüfungen heute bereits erledigt sind — mit Prozentzahl und Live-Aktualisierung nach jeder Schnellerfassung.
Navigation: Der "Navigation"-Button öffnet Google Maps mit der Anlagenadresse — direkt zum Antippen auf dem Smartphone.
Fortschrittsbalken: Oben auf der Seite zeigt ein Balken, wie viele Prüfungen heute bereits erledigt sind — mit Prozentzahl und Live-Aktualisierung nach jeder Schnellerfassung.
Navigation: Der "Navigation"-Button öffnet Google Maps mit der Anlagenadresse — direkt zum Antippen auf dem Smartphone.
Warum existiert dieses Feature
Prüfer sind Feldtechniker, keine Bürokräfte. Morgens brauchen sie sofort ihren Arbeitsplan — ohne sich durch Menüs navigieren zu müssen. "Mein Tag" ist bewusst auf das Wesentliche reduziert: Was ist heute zu tun, wo muss ich hin, was ist erledigt.
One-Tap Schnellerfassung — Bestanden oder Nicht bestanden
Die Schnellerfassung ist für einfache Routineprüfungen gedacht, bei denen kein Messwert und kein Anhang erforderlich sind. Der Ablauf:
1In "Mein Tag" die Aufgabenkarte für die betreffende Anlage sehen
2Grüner Button "Bestanden" antippen → Protokoll wird sofort mit Prüfername, Datum und Ergebnis gespeichert. Karte zeigt "Bestanden". Fertig.
3Roter Button "Nicht bestanden" antippen → ein Textfeld klappt inline auf. Mangelbeschreibung eingeben (z.B. "Kabelisolierung beschädigt, Sicherheitsgurt gerissen") → "Speichern". Protokoll + Maßnahme werden automatisch angelegt.
4Der Fortschrittsbalken oben aktualisiert sich live. Vibration auf dem Handy bestätigt die Speicherung.
Das gespeicherte Protokoll enthält automatisch: Prüfername (eingeloggte Person = digitale Signatur), Datum, Ergebnis, Anlagenreferenz und ggf. die Mangelbeschreibung als Befund. Es ist sofort als PDF abrufbar.
Warum existiert dieses Feature
80% aller Sichtprüfungen sind einfache Pass/Fail-Entscheidungen. Ein vollständiges 6-Felder-Formular für "Gabelstapler ist in Ordnung" auszufüllen kostet 2–3 Minuten. Bei 15 Prüfungen täglich: 30–45 Minuten verschenkt. Die Schnellerfassung bringt diese Zeit auf unter 5 Sekunden pro Prüfung.
Für Prüfungen mit Messwert, Foto oder Kundenunterschrift: "Formular"-Button in der Aufgabenkarte nutzen — das öffnet das vollständige Protokollformular.
Vollständiges Prüfformular — alle Felder erklärt
Das vollständige Formular (erreichbar über "Formular"-Button oder Prüfungen → Neue Prüfung) erfasst alle gesetzlich relevanten Daten:
PrüfplanWelcher Prüfplan (Anlage + Regelwerk) wird abgearbeitet — Pflichtfeld
PrüferDer ausführende Prüfer — wird automatisch mit dem eingeloggten Nutzer vorbelegt
Ergebnis"Bestanden", "Bedingt bestanden" oder "Nicht bestanden" — Pflichtfeld
Befund / BemerkungenFreitext für Beobachtungen, Mängel, Empfehlungen
MesswertNumerischer Wert mit Einheit, z.B. "0,3 MΩ" — bei DGUV V3 Pflichtfeld
Anhang / FotoDateiname oder Direktupload — bei TRBS Pflichtfeld
PrüferdauerIn Minuten — für interne Aufwandsauswertung
Prüfer-SignaturName des Unterzeichners — rechtlich wichtig, Pflichtfeld (mind. 2 Zeichen)
KundenbestätigungKürzel/Name der Person beim Kunden, die die Prüfung bestätigt hat
Nächste MaßnahmeWas muss als Folge der Prüfung getan werden?
DGUV V3: Ohne Messwert kann die Prüfung nicht gespeichert werden. TRBS-Protokolle: Ohne Anhang/Foto kann nicht gespeichert werden. Pronor prüft das automatisch vor dem Absenden.
Warum existiert dieses Feature
Gesetzliche Prüfnachweise müssen bestimmte Mindestangaben enthalten. Fehlt ein Pflichtfeld, ist der Nachweis im Schadensfall angreifbar. Pronor erzwingt die Vollständigkeit vor dem Speichern — lückenhafter Nachweis ist keine Option.
Fotos und Anhänge direkt aus der Kamera
Im vollständigen Prüfformular können Fotos direkt mit der Handykamera aufgenommen werden — ohne App, nur mit dem Browser. Auf Mobilgeräten öffnet der "Foto aufnehmen"-Button direkt die Kamera. Fotos werden sofort hochgeladen und dem Protokoll zugeordnet.
Was sich fotografieren lässt: Mängel, Beschädigungen, Prüfpunkte, Messinstrument-Anzeigen, Typenschilder, Einbauzustände.
Formate: JPG, PNG, PDF. Maximal 5 Anhänge pro Protokoll. Die Dateien sind in der Protokolldetailansicht abrufbar und werden in das PDF-Protokoll eingebettet.
Was sich fotografieren lässt: Mängel, Beschädigungen, Prüfpunkte, Messinstrument-Anzeigen, Typenschilder, Einbauzustände.
Formate: JPG, PNG, PDF. Maximal 5 Anhänge pro Protokoll. Die Dateien sind in der Protokolldetailansicht abrufbar und werden in das PDF-Protokoll eingebettet.
1Im Prüfformular den Abschnitt "Anhang / Foto" öffnen
2Auf Mobilgeräten: "Kamera"-Option wählen → Foto aufnehmen → automatisch hochgeladen
3Am PC: Datei aus dem Dateisystem auswählen oder per Drag & Drop
4Foto erscheint nach dem Speichern im PDF-Protokoll in der Bildergalerie des Protokolls
Warum existiert dieses Feature
Ein Mangel ohne Fotodokumentation ist im Streitfall schwer beweisbar. Ein Foto des beschädigten Kabels, der fehlenden Sicherung oder des defekten Sicherheitsgurts ist der stärkste Nachweis. Pronor ermöglicht das direkt vor Ort — ohne umständliche E-Mail-Weiterleitung von Fotos.
QR-Prüfplakette — physischer Aufkleber, digitaler Nachweis
Jede Anlage bekommt einen QR-Code-Aufkleber, der auf eine öffentliche Statusseite verweist. Diese Seite zeigt: letzte Prüfung, Ergebnis (Bestanden / Nicht bestanden), nächste Fälligkeit und Ampelstatus — ohne Login, ohne App, ohne Pronor-Account.
1Anlage öffnen → im QR-Code-Bereich auf "Drucken" klicken
2Browser-Druckdialog öffnet sich → als PDF speichern oder direkt drucken
3Blatt laminieren (optional) und an die Maschine kleben — an gut sichtbarer Stelle
4Wer den QR-Code scannt, landet sofort auf der Statusseite mit aktuellem Prüfstand
Der QR-Code ist dauerhaft und stabil — er ändert sich nie, auch wenn neue Prüfungen durchgeführt werden. Die verknüpfte Statusseite zeigt immer den aktuellen Stand. Der Aufkleber muss also nur einmal angebracht werden.
Widerruf: Falls ein Aufkleber verloren geht oder missbräuchlich genutzt wird, kann der Token im System deaktiviert werden. Ein neuer QR-Code wird dann automatisch generiert.
Widerruf: Falls ein Aufkleber verloren geht oder missbräuchlich genutzt wird, kann der Token im System deaktiviert werden. Ein neuer QR-Code wird dann automatisch generiert.
Warum existiert dieses Feature
Physische Prüfplaketten veralten — ein QR mit Live-Statusseite nicht. Versicherungsprüfer, Behörden und Kunden können Compliance vor Ort in Sekunden verifizieren, ohne Pronor-Account. Das ist ein konkreter Mehrwert gegenüber papierbasierten Aufklebern.
Tourenplanung — optimale Fahrreihenfolge berechnen
Die Tourenplanung berechnet aus allen fälligen Anlagen die kürzeste Fahrreihenfolge — vollautomatisch.
1Navigation: Automatisierung → Tourplanung
2Zeitraum wählen (z.B. "nächste 7 Tage") und optionalen Startpunkt eingeben (eigene Adresse / Depot)
3Pronor berechnet mit Nearest-Neighbor + 2-Opt-Algorithmus die kürzeste Reihenfolge. Geocodierung der Adressen erfolgt automatisch.
4Ergebnis: Geordnete Stopliste mit Anlagenname, Adresse und geschätzter Fahrtstrecke zwischen Stopps
5"In Google Maps öffnen" klicken → alle Wegpunkte werden automatisch in Google Maps geladen. Direkt losnavigieren.
Beispiel: 8 Stopps in Dortmund
Ohne Optimierung: 64 km Gesamtstrecke | Mit Pronor-Optimierung: 41 km (−36%) | Zeitersparnis: ca. 28 Minuten | Auf 20 Arbeitstage: ca. 460 km und ~9 Stunden weniger Fahrzeit pro Monat
Warum existiert dieses Feature
Fahrtzeit ist in Prüfbetrieben eine der größten Kostenstellen — sowohl in Geld (Kraftstoff, Fahrzeugverschleiß) als auch in Zeit (verrechenbare Stunden gehen verloren). Eine optimierte Route mit 8 Stopps kann täglich 30+ Minuten und 20+ km einsparen.
Voraussetzung: Die Anlagen müssen vollständige Adressen haben (Straße, PLZ, Ort). Pronor geocodiert die Koordinaten automatisch beim ersten Aufruf.
Prüfung nachträglich bearbeiten oder korrigieren
Gespeicherte Prüfprotokolle können im Nachhinein bearbeitet werden — zum Beispiel um einen fehlenden Messwert zu ergänzen, eine Notiz hinzuzufügen oder ein Foto nachzureichen.
Zugriff: Prüfungen → Protokoll auswählen → "Bearbeiten". Nur Nutzer mit der Rolle Admin oder Owner können fremde Protokolle bearbeiten. Prüfer können nur ihre eigenen Protokolle des aktuellen Tages bearbeiten.
Änderungsprotokoll (Diff): Jede Bearbeitung wird in einem Diff-Log festgehalten. Das Diff zeigt genau, was vor und nach der Änderung stand — mit Zeitstempel und Benutzername. Das ist für Revisionssicherheit essenziell.
Zugriff: Prüfungen → Protokoll auswählen → "Bearbeiten". Nur Nutzer mit der Rolle Admin oder Owner können fremde Protokolle bearbeiten. Prüfer können nur ihre eigenen Protokolle des aktuellen Tages bearbeiten.
Änderungsprotokoll (Diff): Jede Bearbeitung wird in einem Diff-Log festgehalten. Das Diff zeigt genau, was vor und nach der Änderung stand — mit Zeitstempel und Benutzername. Das ist für Revisionssicherheit essenziell.
Wenn zu einem Protokoll bereits eine Rechnung erstellt wurde, können prüfungsrelevante Felder nicht mehr geändert werden, um Rechnungsmanipulation zu verhindern. Änderungen am Befundtext bleiben möglich.
Warum existiert dieses Feature
In der Praxis werden Protokolle manchmal unvollständig gespeichert — der Prüfer hat auf der Baustelle vergessen, einen Wert einzutragen. Das Diff-Log stellt sicher, dass Korrekturen nachvollziehbar bleiben und nicht zu Manipulationen missbraucht werden können.
Berichte & Nachweise
Gesetzeskonforme Dokumentation, die im Schadensfall hält — PDF-Protokolle, Compliance-Berichte, Maßnahmenpläne und das revisionssichere Audit-Log.
PDF-Protokoll — Inhalt und gesetzliche Anforderungen
Das PDF-Protokoll wird sofort nach dem Speichern einer Prüfung generiert — in der Regel in unter 10 Sekunden. Es enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben:
AnlagendatenName, Typ, Seriennummer, Standort, Hersteller, Anlagen-ID
AuftraggeberFirmenname und Adresse des Kunden
PrüfungsdatenDatum, Regelwerk, Ergebnis, Befund, Messwert
PrüferName, Qualifikation (wenn hinterlegt), digitale Signatur
FotosAlle hochgeladenen Anhänge als eingebettete Bilder
Nächste PrüfungBerechnetes Fälligkeitsdatum für die nächste Prüfung
MaßnahmenListe der festgestellten Mängel mit Handlungsempfehlungen
Das PDF kann direkt aus der Protokolldetailansicht per E-Mail an den Kunden versendet oder heruntergeladen werden. Es ist außerdem im Prüfungsarchiv dauerhaft abrufbar.
Warum existiert dieses Feature
Behörden, Berufsgenossenschaften und Versicherungen akzeptieren ausschließlich schriftliche Prüfnachweise mit allen gesetzlich vorgeschriebenen Angaben. Fehlen Pflichtfelder, ist das Dokument im Schadensfall wertlos — und der Prüfdienstleister haftet persönlich. Pronor liefert ein vollständiges Protokoll in Sekunden.
Monatlicher Compliance-Bericht für Auftraggeber
Pronor erstellt automatisch einen monatlichen Compliance-Bericht pro Kunde. Der Bericht enthält:
PrüfungsübersichtWelche Anlagen wurden diesen Monat geprüft — mit Datum und Ergebnis
Ausstehende PrüfungenWelche Anlagen müssen noch geprüft werden
Compliance-QuoteProzentsatz der Anlagen, die auf aktuellem Prüfstand sind (z.B. "87% compliant")
Offene MängelMaßnahmen, die nach nicht bestandenen Prüfungen noch ausstehen
TrendVergleich mit dem Vormonat — verbessert oder verschlechtert?
Der Bericht wird als PDF erstellt und kann manuell versendet oder automatisch an den Kunden gesendet werden. Versand direkt aus dem Kundenprofil möglich.
Warum existiert dieses Feature
Viele Auftraggeber müssen ihrerseits Prüfnachweise gegenüber Versicherungen und Berufsgenossenschaften vorlegen. Ein professioneller monatlicher Bericht zeigt, dass der Prüfdienstleister strukturiert arbeitet — und unterscheidet ihn von Wettbewerbern, die nur einzelne PDFs liefern.
Maßnahmenplan — Mängel nachverfolgen bis zur Behebung
Wenn eine Prüfung mit Mängeln abgeschlossen wird, legt Pronor automatisch eine Maßnahme an. Der Maßnahmenplan ist unter Maßnahmen im Menü erreichbar.
TitelKurzbeschreibung des Mangels, z.B. "Kabelisolierung Steckplatz 4 beschädigt"
BeschreibungDetaillierte Erläuterung des Befunds aus dem Prüfprotokoll
VerantwortlicherWer soll die Maßnahme umsetzen? (Prüfbetrieb oder Auftraggeber)
FälligkeitsdatumBis wann muss die Maßnahme abgeschlossen sein?
StatusOffen → In Bearbeitung → Erledigt. Wird manuell aktualisiert.
Verknüpftes ProtokollLink zum Ursprungsprüfprotokoll, das den Mangel festgestellt hat
Überfällige Maßnahmen (Status "Offen", Fälligkeit überschritten) werden im Dashboard rot markiert. Sie können als Liste exportiert und dem Kunden übergeben werden.
Warum existiert dieses Feature
Ein festgestellter Mangel, der nicht nachverfolgt wird, ist ein offenes Haftungsrisiko. Wenn bekannt ist, dass ein Gabelstapler einen defekten Sicherheitsgurt hat, und dieser Mangel nicht dokumentiert und verfolgt wird, haftet der Prüfbetrieb bei einem Unfall mitunter für die Folgen.
Prüfhistorie & Diff — Änderungen lückenlos nachvollziehen
Jede Anlage hat eine vollständige Prüfhistorie — alle jemals durchgeführten Prüfungen, chronologisch sortiert. In der Anlagendetailansicht ist die Geschichte der letzten 20 Prüfungen direkt sichtbar.
Diff-Anzeige: Wenn ein Prüfprotokoll nachträglich bearbeitet wurde, zeigt Pronor ein farblich markiertes "Vorher/Nachher"-Diff — ähnlich wie bei Code-Reviews. Rot markierte Texte wurden entfernt, grün markierte wurden hinzugefügt. Jede Änderung ist mit Zeitstempel und bearbeitendem Benutzer dokumentiert.
Diff-Anzeige: Wenn ein Prüfprotokoll nachträglich bearbeitet wurde, zeigt Pronor ein farblich markiertes "Vorher/Nachher"-Diff — ähnlich wie bei Code-Reviews. Rot markierte Texte wurden entfernt, grün markierte wurden hinzugefügt. Jede Änderung ist mit Zeitstempel und bearbeitendem Benutzer dokumentiert.
Beispiel Diff-Ansicht
Vorher: "Ergebnis: Bestanden | Befund: Sichtprüfung ohne Befund"
Nachher: "Ergebnis: Bestanden | Befund: Kleine Kratzer am Gehäuse, technisch unbedenklich. Sichtprüfung ohne Befund"
Geändert von: Max Müller, 10.05.2026 14:23 Uhr
Nachher: "Ergebnis: Bestanden | Befund: Kleine Kratzer am Gehäuse, technisch unbedenklich. Sichtprüfung ohne Befund"
Geändert von: Max Müller, 10.05.2026 14:23 Uhr
Warum existiert dieses Feature
Revisionssicherheit erfordert, dass jede Änderung an einem Prüfprotokoll nachvollziehbar ist. Ohne Diff-Log könnte behauptet werden, ein Protokoll wurde manipuliert. Mit Diff-Log ist jede Änderung mit Wer, Was und Wann dokumentiert — das schützt sowohl den Prüfdienstleister als auch den Auftraggeber.
Audit-Log — jede Systemaktion revisionssicher protokolliert
Das Audit-Log (erreichbar über den Menüpunkt "Audit-Log" für Admins) protokolliert automatisch jede relevante Systemaktion:
WasArt der Aktion: Anlage erstellt, Prüfung bearbeitet, Rechnung versendet, Benutzer gelöscht, etc.
WerBenutzer-ID und Rolle des ausführenden Nutzers
WannExakter Zeitstempel mit Sekunden (UTC)
Was genauVorher/Nachher-Werte der geänderten Felder
IP-AdresseFür Sicherheitsanalysen
Das Audit-Log kann nicht gelöscht oder manipuliert werden — es ist append-only. Admins können es nach Zeitraum, Benutzer und Aktionstyp filtern. Export als CSV ist möglich.
Warum existiert dieses Feature
In regulierten Branchen ist eine unveränderliche Aufzeichnung aller Systemaktionen gesetzliche Anforderung (DSGVO Art. 30). Im Streitfall beantwortet das Audit-Log sofort die Frage "Wer hat wann was geändert?" — ohne mühsame Rekonstruktion.
Rechnungen & Abrechnung
Vom Prüfprotokoll zur bezahlten Rechnung — ohne manuelles Übertragen, ohne Verzug, ohne Nachtippen. Mit automatischem Mahnwesen und DATEV-Export.
Rechnung aus dem Protokoll — 1 Klick, §14 UStG-konform
Beim Abschluss eines Prüfprotokolls kann direkt eine Rechnung erzeugt werden. Alle Stammdaten (Kundendaten, Leistungsdatum, Anlagenbeschreibung) werden automatisch übernommen. Die Rechnung enthält alle Pflichtangaben nach §14 UStG:
RechnungsnummerFortlaufend, automatisch vergeben — nicht veränderbar
LeistungsdatumDatum der Prüfung aus dem Protokoll, automatisch übernommen
LeistungsbeschreibungAnlage, Regelwerk, Prüfart — aus dem Prüfplan übernommen
Nettobetrag + MwSt.Steuersatz (7% / 19%) pro Position konfigurierbar
USt-ID / SteuernummerBeider Seiten — aus den Kundenstammdaten übernommen
ZahlungsfristAutomatisch aus der Kundenkonfiguration übernommen (Standard: 30 Tage)
1Im abgeschlossenen Protokoll: "Rechnung erstellen" klicken
2Leistungspositionen prüfen und ggf. anpassen — Preis pro Position eingeben
3"Rechnung speichern" — Rechnungs-PDF wird sofort generiert
4Optional: direkt per E-Mail versenden — aus dem Rechnungsdetail mit einem Klick
Warum existiert dieses Feature
In vielen Betrieben werden Rechnungen erst Tage nach der Prüfung geschrieben — weil Protokoll und Buchhaltung getrennte Systeme sind. Jeder Verzug kostet Cashflow. Bei 50 Prüfungen pro Monat mit durchschnittlich 3 Tagen Verzug bedeutet das: Geld liegt unnötig lang beim Kunden. Pronor eliminiert diesen Medienbruch vollständig.
Automatisches Mahnwesen — 3 Stufen, konfigurierbar
Pronor überwacht alle offenen Rechnungen und versendet Mahnungen automatisch nach konfigurierbaren Fristen. Die drei Mahnstufen:
ZahlungserinnerungFreundliche Erinnerung nach Ablauf der Zahlungsfrist (Standard: +3 Tage). Keine Mahngebühr.
1. MahnungNach weiteren konfigurierbaren Tagen (Standard: +7 Tage). Mahngebühr optional zufügbar.
2. MahnungLetzte Mahnung vor Übergabe (Standard: +14 Tage nach 1. Mahnung). Höhere Mahngebühr, eindringlicherer Ton.
Konfiguration: Unter Einstellungen → Mahnwesen können E-Mail-Texte vollständig angepasst werden. Mahngebühren und Fristen sind pro Mahnstufe unabhängig einstellbar.
Versandprotokoll: Jede versendete Mahnung wird mit Datum, Uhrzeit und E-Mail-Adresse dokumentiert.
Versandprotokoll: Jede versendete Mahnung wird mit Datum, Uhrzeit und E-Mail-Adresse dokumentiert.
Das automatische Mahnwesen läuft nur, wenn eine gültige E-Mail-Adresse beim Kunden hinterlegt ist. Kunden ohne E-Mail-Adresse werden nicht automatisch gemahnt — ein Hinweis erscheint im Dashboard.
Warum existiert dieses Feature
In kleinen Betrieben macht niemand gerne Mahnungen — deshalb bleiben sie oft aus, bis die Situation eskaliert. Das führt zu Liquiditätsproblemen und schlechten Kundenbeziehungen. Automatisches Mahnwesen nimmt die persönliche Unannehmlichkeit aus dem Prozess und stellt sicher, dass jede Rechnung konsequent und rechtzeitig nachverfolgt wird.
Teilzahlungen und Rechnungsstatus verwalten
Nicht jeder Kunde zahlt immer sofort und vollständig. Pronor unterstützt Teilzahlungen und zeigt den aktuellen Bezahlstatus jeder Rechnung in Echtzeit:
OffenRechnung wurde versandt, noch keine Zahlung eingegangen
TeilbezahltEin Teilbetrag ist eingegangen — Restbetrag und Datum der Teilzahlung werden angezeigt
BezahltVollständig beglichen — Datum der Zahlung wird gespeichert
ÜberfälligZahlungsfrist überschritten — rot markiert im Dashboard
StorniertRechnung wurde storniert — Stornodokument ist automatisch verfügbar
1Rechnung öffnen → im Bereich "Zahlungseingang" auf "Zahlung erfassen" klicken
2Betrag und Datum der Zahlung eingeben
3Bei Teilzahlung: Status wechselt automatisch auf "Teilbezahlt". Restbetrag wird berechnet und angezeigt.
4Bei vollständiger Zahlung: Status wechselt auf "Bezahlt" — Mahnautomat stoppt automatisch
Warum existiert dieses Feature
Im Prüfdienstleistungsbereich sind Ratenvereinbarungen nicht unüblich — besonders bei größeren Kunden mit mehreren Anlagen. Ohne Teilzahlungserfassung würde das System einen bezahlenden Kunden fälschlicherweise weiter mahnen. Pronor verhindert das und gibt dem Buchhaltungsteam eine klare Übersicht über den tatsächlichen Zahlungsstand.
Stornierung und Korrekturrechnungen
Wurde eine Rechnung fehlerhaft erstellt (falscher Betrag, falscher Kunde, doppelte Ausstellung), kann sie storniert und durch eine Korrekturrechnung ersetzt werden. Ablauf:
1Rechnung öffnen → "Stornieren" klicken
2Stornierungsgrund eingeben (Pflichtfeld — für Audit-Trail)
3Pronor erstellt automatisch ein Storno-Dokument mit negativem Betrag (Gegenrechnung). Beide Dokumente bleiben im Archiv.
4Optional: "Korrekturrechnung erstellen" — neue Rechnung mit korrigierten Daten, verknüpft mit der ursprünglichen Rechnung
Wichtig: Bereits bezahlte Rechnungen können zwar storniert, aber das Storno-Dokument muss dem Kunden zugestellt werden. Das Finanzamt verlangt die Aufbewahrung beider Dokumente (Original + Storno) für 10 Jahre.
Warum existiert dieses Feature
Fehler bei der Rechnungsstellung passieren — ein falscher Preis, eine doppelt ausgestellte Rechnung, ein falsches Leistungsdatum. Ohne ein strukturiertes Storno-Verfahren entstehen Buchhaltungsprobleme und steuerrechtliche Risiken. Pronor stellt sicher, dass jede Korrektur dokumentiert und nachvollziehbar bleibt.
DATEV-Export für den Steuerberater
Alle Rechnungsdaten als DATEV-kompatible CSV-Datei exportieren — das Format, das jeder Steuerberater für die Buchhaltung benötigt. Alternativ: Excel-Export. Abrufbar unter Import/Export → DATEV.
ZeitraumMonat, Quartal oder individueller Zeitraum — frei wählbar
UmfangAlle Rechnungen, nur bezahlte, oder nur offene — filterbar
FormatDATEV-CSV (Buchungsstapel) oder Excel mit allen Detailfeldern
InhaltRechnungsnummer, Datum, Kunde, Netto, Steuer, Brutto, Zahlungsstatus
Warum existiert dieses Feature
DATEV ist der Buchhaltungsstandard in Deutschland — nahezu jeder Steuerberater nutzt es. Wer keinen DATEV-Export hat, muss Zahlen manuell übertragen — ein fehleranfälliger Prozess, der Zeit kostet und Buchungsfehler produziert. Ein sauberer Export spart dem Steuerberater Arbeit und damit dem Unternehmen Beratungskosten.
Kundenportal — Auftraggeber sehen ihre Rechnungen
Mit einem Klick kann ein individueller Portal-Link für einen Kunden erstellt werden. Über diesen sieht der Kunde ausschließlich seine eigenen Rechnungen — ohne Pronor-Account, ohne Passwort, und ohne dass er andere Kundendaten sehen kann.
Sichtbare InhalteAlle Rechnungen dieses Kunden mit Status, PDF-Download, Beträgen
GültigkeitsdauerKonfigurierbar: 7 Tage, 30 Tage oder permanent — nach Ablauf unzugänglich
SicherheitKryptografisch signierter Token — kein Bruteforce-Angriff möglich
1Kundenprofil öffnen → "Portal-Link erstellen"
2Gültigkeitsdauer wählen → Link kopieren und per E-Mail senden
3Kunde öffnet den Link im Browser — sieht alle seine Rechnungen mit aktuellem Status
Warum existiert dieses Feature
Kunden fragen häufig nach dem Stand offener Rechnungen. Jede telefonische oder schriftliche Anfrage kostet Zeit. Das Kundenportal gibt Selbstauskunft ohne jeden Admin-Aufwand — und reduziert gleichzeitig "Wo ist meine Rechnung?"-Anfragen drastisch.
Automatisierungen
Pronor arbeitet im Hintergrund, während Sie prüfen — Erinnerungen, Mahnläufe, Kalenderintegration, SLA-Monitoring und Tourenplanung vollautomatisch.
Automatische Prüferinnerungen — konfigurierbar pro Plan
Pronor sendet X Tage vor einer Fälligkeit automatisch eine E-Mail — an Prüfer, Disposition oder direkt an den Auftraggeber. Der Erinnerungszeitraum ist pro Prüfplan konfigurierbar:
ErinnerungsvorlaufWie viele Tage vor Fälligkeit? Standard: 14 Tage. Einstellbar: 3–60 Tage je nach Prüfplan.
EmpfängerPrüfer, Disposition, Auftraggeber oder alle drei — pro Prüfplan konfigurierbar
E-Mail-TextStandardtext editierbar unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen
VersandprotokollJede gesendete Erinnerung wird mit Datum und Empfänger dokumentiert
Bei mehreren Prüfplänen für eine Anlage sendet Pronor für jeden Plan separat eine Erinnerung — nie zusammengefasst, weil die Zuständigen verschieden sein können.
Warum existiert dieses Feature
Niemand schaut täglich in die Fälligkeitsliste — besonders bei 200+ verwalteten Anlagen. Proaktive, rechtzeitige Erinnerungen stellen sicher, dass kein Termin unbemerkt überfällig wird und der Prüfbetrieb rechtzeitig Kapazitäten einplanen kann.
Kalender-Abo (iCal) — Prüftermine in Google, Outlook und Apple
Unter Kalender gibt es eine abonnierbare URL im iCalendar-Format (.ics). Einmal eingetragen, erscheinen alle Prüftermine automatisch und immer aktuell im bevorzugten Kalenderprogramm — ohne manuelle Synchronisierung.
Jeder Termin im Kalender enthält:
TitelAnlagenname + Regelwerk, z.B. "Gabelstapler Linde — DGUV V3"
BeschreibungStandort, Kundenname, Prüfplan-ID — als Kalendernotiz
Erinnerung7-Tage-Vorwarnung per Kalender-Benachrichtigung
OrtAdresse der Anlage — Kalender-App kann Navigation starten
1Pronor → Kalender → "iCal-URL kopieren"
2Google Calendar: Linke Spalte → "Weitere Kalender" → "Per URL" → URL einfügen → "Kalender hinzufügen"
3Outlook: Kalender öffnen → "Kalender hinzufügen" → "Aus dem Internet" → URL einfügen
4Apple Calendar (iPhone/Mac): Einstellungen → Kalender → Accounts → Account hinzufügen → Anderer → Kalender-Abo hinzufügen → URL einfügen
Warum existiert dieses Feature
Disponenten und Prüfer planen ihre Woche im Kalender, nicht in der Prüfsoftware. Wer Termine dort sieht, wo die Planung sowieso stattfindet, muss nicht täglich zwischen zwei Systemen wechseln. Das Abo aktualisiert sich automatisch — neue Fälligkeiten aus Pronor erscheinen ohne jede manuelle Aktion.
Kosten des Nichtstuns — Management-KPI in Euro
Pronor berechnet täglich zwei konkrete Euro-Beträge:
Offene RechnungenSumme aller nicht bezahlten Rechnungen — z.B. "12.400 € stehen heute aus"
Überfällige PrüfungenWie viele fakturierbare Prüfstunden liegen ungenutzter Abruf bereit — basierend auf durchschnittlichen Prüfpreisen
Abrufbar im KI-Assistenten mit dem Befehl "Kosten des Nichtstuns" oder direkt im Executive-Dashboard als Kennzahl.
Beispiel Executive-Dashboard Ausgabe
Offene Rechnungen: 8.640 € (davon 3.200 € überfällig) | Überfällige Prüfungen: 7 Anlagen, geschätzter Umsatz wenn abgerechnet: 1.540 € | Handlungsbedarf: HOCH
Warum existiert dieses Feature
Überfällige Rechnungen und versäumte Prüftermine fühlen sich abstrakt an. "4.200 € liegen heute brach" ist konkret und handlungsauslösend. Dieses Feature wandelt Listeneinträge in Dringlichkeit um — und gibt Inhabern und Disponenten einen klaren täglichen Handlungsfokus.
Wiederkehrende Rechnungen — Wartungsverträge automatisch abrechnen
Für Pauschal- und Wartungsverträge können Rechnungen als wiederkehrend markiert werden. Pronor erstellt und versendet sie automatisch zum konfigurierten Fälligkeitsdatum:
IntervallMonatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich
StartdatumWann beginnt der erste Rechnungszyklus?
LaufzeitEnddatum oder unbegrenzt — bei Kündigung des Vertrags einfach deaktivieren
BetragFester Betrag oder automatisch aus der letzten Abrechnung übernommen
Wiederkehrende Rechnungen werden automatisch versendet — prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse des Kunden aktuell ist, bevor Sie die Automatisierung aktivieren.
Warum existiert dieses Feature
Wartungsverträge manuell jeden Monat abzurechnen kostet unnötig Zeit und birgt Vergessensrisiko — besonders mit wachsendem Kundenstamm. Jede vergessene Rechnung ist verlorener Umsatz. Die Automatisierung stellt sicher, dass Pauschalverträge zuverlässig und pünktlich abgerechnet werden.
SLA-Monitoring — vertragliche Reaktionszeiten überwachen
Für Kunden mit Service-Level-Agreements (SLAs) — vertraglichen Reaktionszeit-Versprechen — kann Pronor automatisch überwachen, ob Fristen eingehalten werden.
Typische SLA-Versprechen in Prüfbetrieben:
Typische SLA-Versprechen in Prüfbetrieben:
Reaktionszeitz.B. "Erstprüfung innerhalb von 5 Werktagen nach Auftrag"
Wiederholungsintervallz.B. "Jährliche Prüfung maximal 14 Tage nach Fälligkeit"
Protokollzusendungz.B. "Protokoll innerhalb von 24 Stunden nach Prüfung"
Wenn eine SLA-Frist zu überschreiten droht, erscheint eine rote Warnung im Dashboard und eine automatische E-Mail an die Disposition. SLA-Verletzungen werden im Audit-Log dokumentiert.
Beispiel: SLA-Verletzung verhindert
Vertrag mit "Stahlwerk Nord GmbH": Protokoll innerhalb 48 Stunden nach Prüfung. Prüfung am 08.05. um 14:00. SLA-Frist: 10.05. um 14:00. Erinnerung am 09.05. um 08:00 ("SLA läuft in 30 Stunden ab") → Protokoll um 10:00 versandt. SLA eingehalten.
Warum existiert dieses Feature
Bei Großkunden mit formellen Serviceverträgen sind SLA-Verletzungen vertraglich mit Vertragsstrafen verbunden. Ohne automatisches Monitoring droht ein vergessener Termin teuer zu werden. Pronor verhindert SLA-Verletzungen durch rechtzeitige Warnung — bevor die Frist abläuft, nicht danach.
Team & Rollen
Jede Rolle sieht nur, was sie braucht — DSGVO-konformes Need-to-know-Prinzip, sicherer Onboarding-Prozess und vollständige Offboarding-Dokumentation.
Rollenmodell — wer sieht was und warum?
Pronor hat 6 Rollen mit klar definierten Zugriffsrechten:
OwnerFirmeninhaber — vollständiger Zugriff auf alle Daten, Einstellungen und Benutzerverwaltung. Kann andere Admins anlegen.
AdminWie Owner — außer: kann den Owner nicht löschen. Typisch für Büroleitung oder IT-Verantwortliche.
DispositionPlanung, Tourenplanung, Automatisierungen, Anlagenübersicht — aber kein Zugriff auf Rechnungsbeträge und Konditionen.
PrüferAusschließlich "Mein Tag" und Prüfungserfassung. Sieht keine Kundendaten, Rechnungen oder Prüfpläne anderer Prüfer.
BuchhaltungRechnungen, Zahlungseingänge, DATEV-Export — aber keine Einsicht in Prüfprotokoll-Details oder Anlagenstandorte.
KundeNur eigene Rechnungen im Kundenportal. Keine Prüfdaten. Nur über Portal-Link zugänglich, kein eigenes Konto.
Warum existiert dieses Feature
Das Need-to-know-Prinzip ist nach DSGVO Art. 5 (1)(f) Pflicht — jeder Nutzer darf nur die Daten sehen, die er für seine Arbeit benötigt. Ein Prüfer braucht keine Konditionen, ein Buchhalter braucht keine GPS-Koordinaten. Rollengetrennte Zugriffsrechte reduzieren außerdem das Risiko versehentlicher Datenlecks durch normale Nutzung.
Einladungen, 2FA & Passwort-Reset — sicheres Onboarding
Neuer Mitarbeiter im Team? So funktioniert das Onboarding in Pronor:
1Admin öffnet Team → Benutzer hinzufügen
2E-Mail-Adresse eingeben, Rolle wählen (Prüfer, Disposition etc.) → "Einladung senden"
3Neuer Nutzer erhält eine E-Mail mit einem zeitlich begrenzten Einladungslink (24 Stunden gültig)
4Nutzer öffnet den Link, setzt sein Passwort und ist sofort einsatzbereit — kein Admin-Aufwand mehr nötig
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Unter Einstellungen → Sicherheit kann 2FA per E-Mail-OTP aktiviert werden. Bei jedem Login wird ein einmaliger Code an die hinterlegte E-Mail gesendet.
Passwort-Reset: Admin kann jederzeit für jeden Benutzer einen Reset-Link generieren. Nutzer können sich auch selbst über "Passwort vergessen" helfen.
Passwort-Reset: Admin kann jederzeit für jeden Benutzer einen Reset-Link generieren. Nutzer können sich auch selbst über "Passwort vergessen" helfen.
Warum existiert dieses Feature
Passwörter, die telefonisch weitergegeben werden, sind ein Sicherheitsrisiko und werden oft nicht geändert. 2FA schützt den gesamten Mandanten vor unbefugtem Zugriff — selbst wenn ein Passwort durch einen Phishing-Angriff kompromittiert wird. Der Einladungslink stellt sicher, dass der Account von Anfang an unter Kontrolle des richtigen Nutzers liegt.
Benutzer-Offboarding und DSGVO-Anonymisierung
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, muss der Pronor-Zugang korrekt beendet werden — und zwar DSGVO-konform.
1Team → Benutzer anklicken → "Deaktivieren". Der Nutzer kann sich sofort nicht mehr einloggen. Alle seine Protokolle bleiben erhalten.
2Optional: "Anonymisieren" — entfernt den Namen des Nutzers aus allen Protokollen und ersetzt ihn durch "Anonymisierter Benutzer". Nicht rückgängig machbar.
3Die Anonymisierung greift für den Benutzernamen in Protokollen — die Prüfungsdaten selbst (Datum, Ergebnis, Befund) bleiben vollständig erhalten.
Wichtig: Anonymisierung ist nicht rückgängig zu machen. Benutzer zunächst nur deaktivieren — das genügt für das Zugangsverbot. Anonymisieren nur auf ausdrücklichen DSGVO-Antrag des betreffenden Mitarbeiters.
Warum existiert dieses Feature
Ehemalige Mitarbeiter haben nach DSGVO Art. 17 das Recht auf Löschung ihrer personenbezogenen Daten — auch wenn das bedeutet, ihren Namen aus Prüfprotokollen zu entfernen. Pronor ermöglicht das technisch sauber, ohne die Protokollinhalte selbst zu zerstören: Der Nachweis der Prüfung bleibt gültig, der personenbezogene Bezug wird entfernt.
Admin-Panel — Mandanten und Systemzugang verwalten
Das Admin-Panel unter /admin ist ausschließlich für den Pronor-Betreiber — nicht für normale Mandanten-Admins. Zugang nur mit dem Admin-Passwort (Umgebungsvariable).
Verfügbare Funktionen:
Verfügbare Funktionen:
Mandanten anlegenNeues Prüfunternehmen als Mandant einrichten — mit Mandantenname, Kontakt, Plan
Plan setzenDemo, Basic, Professional, Enterprise — beeinflusst Featureverfügbarkeit
Benutzer anlegenInitiale Benutzer (Owner) für einen neuen Mandanten erstellen
Passwort-ResetPasswort eines beliebigen Nutzers zurücksetzen — für Supportfälle
ImpersonationAls Benutzer eines Mandanten einloggen — für Diagnose und Support. Wird im Audit-Log sichtbar markiert.
Demo-ZugangZeitlich begrenzten Demo-Zugang für Interessenten freischalten
Das Admin-Passwort wird ausschließlich über die Umgebungsvariable ADMIN_PASSWORD in der
.env-Datei gesetzt — niemals im Quellcode. Die .env-Datei ist in .gitignore und darf nie commitet werden.
Warum existiert dieses Feature
In einer Multi-Tenant-SaaS-Anwendung muss der Betreiber Mandanten verwalten und im Supportfall diagnostizieren können — ohne direkte Datenbankzugriffe. Das Admin-Panel ist das zentrale Steuerungswerkzeug für den Pronor-Betrieb. Die Impersonation-Funktion ermöglicht Supportarbeit, ohne Passwörter zu kennen.
KI-Assistent
Deutsch tippen, sofort handeln — der integrierte KI-Assistent versteht Freitext-Befehle, durchsucht Ihre Daten und erstellt Berichte auf Knopfdruck.
Was kann der KI-Assistent? — Fähigkeiten im Überblick
Der integrierte KI-Assistent versteht Freitext auf Deutsch und kennt alle Ihre Pronor-Daten. Er kann in fünf Hauptkategorien helfen:
SuchenAnlagen, Prüfungen, Kunden nach beliebigen Kriterien durchsuchen — z.B. "Alle überfälligen Anlagen von Müller GmbH"
AnalysierenCompliance-Stand, offene Mängel, Prüfquoten auswerten — z.B. "Wie ist der Compliance-Stand diese Woche?"
BerechnenKosten, Umsätze, Rückstände in Euro quantifizieren — z.B. "Wie viel steckt in offenen Rechnungen?"
HandelnDirekt Aktionen ausführen — z.B. "Erstelle eine Prüfung für Plan P-12" oder "Mahnung für Rechnung R-44 senden"
ErklärenHintergründe zu Datensätzen liefern — z.B. "Warum steht Anlage A-7 auf Rot?"
Der Assistent ist auf jeder Seite rechts im Panel erreichbar — aufklappbar mit dem Chat-Symbol unten rechts. Er versteht auch Abkürzungen und Umgangssprache.
Warum existiert dieses Feature
Mit wachsendem Datenbestand wird Software komplex. Wer 500 Anlagen, 20 Kunden und 150 Prüfungen pro Monat verwaltet, findet ohne Suche keine Information mehr schnell. Ein KI-Assistent ermöglicht Fragen in natürlicher Sprache — ohne Menüpfade, Filterkombinationen oder Tabellen-Scrollen. Das senkt die Einarbeitungszeit und erhöht die tägliche Effizienz erheblich.
Schnellaktionen & vordefinierte Befehle
Vordefinierte Quick-Actions im KI-Panel ermöglichen häufige Analysen per Klick. Jede Aktion liefert sofort eine formatierte Antwort:
RisikoberichtListe aller überfälligen Anlagen nach Schweregrad sortiert — als strukturierte Übersicht
WochenbriefZusammenfassung der Woche: erledigte Prüfungen, neue Mängel, offene Rechnungen
Kostenrechnung"Kosten des Nichtstuns" — Euro-Wert aller offenen Rechnungen und verpasster Prüfumsätze
Compliance-ÜbersichtGesamtquote aller Anlagen nach Ampelstatus — als Prozentsatz und absolute Zahlen
Eigene Befehle können jederzeit frei eingegeben werden. Die KI merkt sich den Gesprächsverlauf innerhalb einer Session und versteht Folgefragen.
Warum existiert dieses Feature
Nicht jeder Nutzer weiß sofort, was die KI kann. Vorgeschlagene Quick-Actions zeigen das Mögliche und senken die Hemmschwelle. Wer einmal einen Risikobericht per Klick generiert hat, nutzt die KI regelmäßig — statt diese Funktion zu ignorieren.
20 praktische Beispiel-Befehle für den KI-Assistenten
Diese Befehle können direkt in das KI-Eingabefeld getippt werden:
Suche & Analyse
1. "Zeige alle Anlagen von Müller Logistik GmbH auf Rot"
2. "Welche Prüfungen sind diese Woche fällig?"
3. "Wie viele Anlagen haben keinen Prüfplan?"
4. "Zeige alle offenen Maßnahmen älter als 30 Tage"
5. "Welcher Prüfer hat heute die meisten Aufgaben?"
2. "Welche Prüfungen sind diese Woche fällig?"
3. "Wie viele Anlagen haben keinen Prüfplan?"
4. "Zeige alle offenen Maßnahmen älter als 30 Tage"
5. "Welcher Prüfer hat heute die meisten Aufgaben?"
Rechnungen & Finanzen
6. "Wie viel steht bei Stahlwerk Nord GmbH offen?"
7. "Zeige alle Rechnungen ohne Zahlungseingang der letzten 45 Tage"
8. "Was ist der durchschnittliche Rechnungsbetrag diesen Monat?"
9. "Wie viel Umsatz haben wir dieses Quartal generiert?"
10. "Welche Kunden haben noch nie eine Mahnung erhalten?"
7. "Zeige alle Rechnungen ohne Zahlungseingang der letzten 45 Tage"
8. "Was ist der durchschnittliche Rechnungsbetrag diesen Monat?"
9. "Wie viel Umsatz haben wir dieses Quartal generiert?"
10. "Welche Kunden haben noch nie eine Mahnung erhalten?"
Compliance & Reporting
11. "Erstelle einen Compliance-Bericht für Becker Industrie GmbH"
12. "Wie ist unsere Gesamtcompliance-Quote?"
13. "Welche Regelwerke haben die meisten überfälligen Prüfungen?"
14. "Zeige alle Prüfungen mit Ergebnis Nicht bestanden der letzten 90 Tage"
15. "Welche Anlagen wurden in den letzten 12 Monaten nie geprüft?"
12. "Wie ist unsere Gesamtcompliance-Quote?"
13. "Welche Regelwerke haben die meisten überfälligen Prüfungen?"
14. "Zeige alle Prüfungen mit Ergebnis Nicht bestanden der letzten 90 Tage"
15. "Welche Anlagen wurden in den letzten 12 Monaten nie geprüft?"
Planung & Aktionen
16. "Plane eine Tour für nächste Woche in Dortmund"
17. "Erstelle eine Prüfung für Plan P-44"
18. "Sende Mahnung für alle überfälligen Rechnungen von Weber & Co."
19. "Wie viele Stunden Prüfarbeit sind diese Woche geplant?"
20. "Kosten des Nichtstuns — zeige alle brachliegenden Werte"
17. "Erstelle eine Prüfung für Plan P-44"
18. "Sende Mahnung für alle überfälligen Rechnungen von Weber & Co."
19. "Wie viele Stunden Prüfarbeit sind diese Woche geplant?"
20. "Kosten des Nichtstuns — zeige alle brachliegenden Werte"
Die KI versteht auch Tippfehler und abgekürzte Firmennamen. "Müller GmbH" findet auch "Müller Logistik GmbH". Folgefragen wie "und die von Schmidt?" funktionieren ebenfalls.
Datenschutz und Grenzen der KI
Wichtige Informationen zum Datenschutz und den technischen Grenzen des KI-Assistenten:
DatenzugriffDie KI greift nur auf Daten Ihres eigenen Mandanten zu — niemals auf andere Mandanten. Mandantentrennung gilt auch für die KI.
DatenübertragungIhre Anfragen werden zusammen mit anonymisierten Datenzusammenfassungen an ein KI-Modell gesendet. Keine vollständigen Kundendaten oder Protokolltexte verlassen den Server.
HalluzinationenKI-Assistenten können in seltenen Fällen plausibel klingende, aber falsche Antworten geben. Wichtige Entscheidungen immer anhand der Originaldaten prüfen.
GrenzenDie KI kann keine externen Datenquellen abrufen, keine E-Mails eigenständig verfassen und keine Rechtsauskünfte erteilen.
Der KI-Assistent gibt keine Rechtsauskunft zu Prüfpflichten oder Regelwerken. Fragen wie "Muss ich diese Anlage jährlich prüfen?" sollten immer von einem Sachverständigen oder der Berufsgenossenschaft beantwortet werden.
Warum existiert dieses Feature
Transparenz über die Grenzen der KI ist wichtiger als Marketingaussagen über ihre Fähigkeiten. Wer die Grenzen kennt, nutzt die KI richtig — und verlässt sich nicht blind auf Antworten, die einer Überprüfung bedürfen. Das schützt sowohl den Prüfbetrieb als auch seine Kunden.
Import & Export
Nahtloser Wechsel aus Excel oder anderen Systemen, standardisierte Prüfvorlagen und volle Datenportabilität zu jeder Zeit — kein Lock-in.
CSV & Excel-Import — Bestandslisten in Minuten übernehmen
Anlagen, Prüfpläne, Protokolle und Kundendaten per CSV oder Excel-Datei massenimportieren. Der Import-Assistent erkennt Spalten automatisch und zeigt eine Vorschau vor dem tatsächlichen Import:
1Navigation: Import/Export → Import
2Importtyp wählen: Anlagen, Kunden, Prüfpläne oder Protokolle
3CSV- oder Excel-Datei hochladen. Pronor analysiert die Datei automatisch und zeigt die erkannten Spalten.
4Spalten zuordnen: Falls Pronor eine Spalte nicht automatisch erkennt, manuell zuordnen (z.B. "Gerätenummer" → "Seriennummer")
5Vorschau prüfen: Erste 5 Zeilen als Vorschau — fehlerhafte Zeilen werden rot markiert mit Fehlerhinweis
6"Import starten" → Pronor importiert alle gültigen Zeilen. Fehlerhafte Zeilen werden übersprungen und in einem Fehlerbericht aufgelistet.
Beispiel: Typische Excel-Anlangenliste
Spalten: "Gerätename", "Typ", "Standort Halle", "Kundenfirma", "SN", "Straße", "PLZ Ort"
Pronor erkennt: Name=Gerätename, Typ=Typ, Standort=Standort Halle, Unternehmen=Kundenfirma, Seriennummer=SN
Adresse wird aus Straße + PLZ Ort zusammengesetzt. Import-Dauer bei 200 Zeilen: ca. 15 Sekunden.
Pronor erkennt: Name=Gerätename, Typ=Typ, Standort=Standort Halle, Unternehmen=Kundenfirma, Seriennummer=SN
Adresse wird aus Straße + PLZ Ort zusammengesetzt. Import-Dauer bei 200 Zeilen: ca. 15 Sekunden.
CSV-Dateien müssen UTF-8 kodiert und mit Semikolon (;) oder Komma (,) getrennt sein. Excel-Dateien (.xlsx) können direkt hochgeladen werden. Excel 97-Format (.xls) wird nicht unterstützt.
Warum existiert dieses Feature
Wechsel von Excel-Tabellen wäre ohne automatischen Import zeitaufwändig bis unmöglich. Ein Prüfbetrieb mit 300 Anlagen würde ohne Import Wochen manueller Dateneingabe benötigen. Ein robuster Import mit Vorschau und Fehlerprotokoll senkt die Onboarding-Hürde auf unter eine Stunde — und damit die Entscheidungsbarriere für den Systemwechsel.
Prüfvorlagen — standardisierte Protokollfelder definieren
Prüfvorlagen (Checklisten) definieren, welche Felder und Prüfpunkte bei einer bestimmten Prüfart ausgefüllt werden müssen — standardisiert für alle Prüfer.
Vorlagennamez.B. "Gabelstapler UVV Jahresprüfung" — wird dem Prüfplan zugewiesen
PrüfpunkteListe aller Punkte, die abgehakt werden müssen — z.B. "Gabelzinken auf Risse prüfen", "Hydraulikflüssigkeit prüfen"
PflichtfelderWelche Felder müssen zwingend ausgefüllt sein? (Messwert, Foto, Kundenunterschrift etc.)
StandardbefundVorausgefüllter Befundtext für Routineprüfungen ohne Mängel — spart Tipparbeit
1Einstellungen → Prüfvorlagen → Neue Vorlage
2Vorlage benennen und Prüfpunkte als Liste eingeben
3Pflichtfelder markieren und Standardbefund hinterlegen
4Vorlage einem Prüfplan zuweisen → ab sofort erscheint die Checkliste im Prüfformular
Warum existiert dieses Feature
Ohne Vorlagen prüft jeder Prüfer nach eigenem Ermessen — die Protokolle sind inkonsistent und manche Prüfpunkte werden vergessen. Standardisierte Vorlagen stellen sicher, dass alle Prüfer dieselben Schritte durchführen — unabhängig von Erfahrungsstand. Das erhöht die Qualität und reduziert Haftungsrisiken durch Vergesslichkeit.
DATEV-Export Schritt für Schritt
So exportieren Sie Rechnungsdaten für den Steuerberater im DATEV-Format:
1Navigation: Import/Export → DATEV-Export
2Zeitraum wählen: Monat oder Quartal (z.B. April 2026 oder Q1 2026)
3Format wählen: "DATEV-CSV (Buchungsstapel)" für Direktimport in DATEV, oder "Excel" für manuelle Bearbeitung
4Optional: Filter setzen — nur bezahlte, nur offene, oder alle Rechnungen
5"Export herunterladen" → ZIP-Datei mit CSV und ggf. PDF-Belegen
6CSV-Datei an Steuerberater senden oder direkt in DATEV importieren via Kanzlei-Rechnungswesen
BuchungsstapelEnthält: Belegart, Datum, Betrag, Konto, Gegenkonto, Buchungstext nach DATEV-Spezifikation
StammdatenOptional: Kundenstammdaten (Debitoren) für Erstimport in neues DATEV-Mandat
Pronor unterstützt DATEV-Format nach dem aktuellen Schnittstellenstandard (Buchungsstapel v11). Teilen Sie Ihrem Steuerberater mit, dass die Datei im "DATEV Buchungsstapel v11"-Format vorliegt.
Warum existiert dieses Feature
Jedes manuelle Übertragen von Rechnungsdaten produziert Fehler und kostet Zeit — sowohl im Betrieb als auch beim Steuerberater. Ein direkter DATEV-Export reduziert den Buchhaltungsaufwand auf ein Minimum: Datei herunterladen, weiterleiten, fertig. Was früher einen Nachmittag kostete, dauert jetzt 2 Minuten.
Vollständiger Datenexport — kein Lock-in
Alle Daten in Pronor können jederzeit vollständig exportiert werden — unabhängig davon, ob Sie das System weiter nutzen oder nicht.
AnlagenAlle Anlage- und Prüfplandaten als CSV — mit allen Feldern inklusive geocodierten Koordinaten
PrüfprotokolleAlle Protokolle als CSV-Übersicht + individuelle PDFs pro Protokoll in einem ZIP-Archiv
RechnungenAlle Rechnungsdaten als Excel + PDF-Belege in einem ZIP-Archiv
KundendatenVollständige Kundenstammdaten als CSV — für Import in andere Systeme
Abrufbar unter Import/Export → Vollständiger Export. Der Export-Prozess kann bei großen Datenmengen einige Minuten dauern — Sie erhalten eine E-Mail, wenn die ZIP-Datei zum Download bereit ist.
Warum existiert dieses Feature
Daten gehören dem Kunden, nicht der Software. Volle Datenportabilität ist nicht nur ein Vertrauenssignal — sie ist in der EU gesetzlich vorgeschrieben (DSGVO Art. 20). Kunden, die wissen, dass sie ihre Daten jederzeit mitnehmen können, vertrauen dem System mehr. Das ist eine bewusste Designentscheidung gegen Lock-in.